RFID voor het bijhouden van bestanden en het beheren van documenten

Met het steeds groter wordende aantal documenten gegenereerd en opgeslagen in de zakelijke wereld van vandaag, is efficiënte en nauwkeurige bestandsopvolging een cruciaal probleem geworden. Deze bestanden zijn van groot belang en hebben een aanzienlijke juridische, financiële of historische waarde, zoals bedrijfscontracten en octrooigegevens. Ze kunnen gevoelige informatie bevatten, zoals persoonlijk identificeerbare informatie en bedrijfsgeheimen.

Ziekenhuizen, banken, verzekeringsmaatschappijen, overheidsinstanties en andere organisaties vertrouwen traditioneel op handmatige archivering en barcode scannen voor het bijhouden en beheren van bestanden, die tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk op te schalen zijn. RFID-bestandsvolgsystemen bieden nu een krachtige oplossing voor deze uitdagingen, met behulp van radiofrequentie-identificatietechnologie om documenten in realtime te volgen en te beheren, waardoor de werkefficiëntie aanzienlijk wordt verbeterd.

Voordelen van RFID File Tracking System

In tegenstelling tot het scannen van barcodes, waarvoor een duidelijke zichtlijn vereist is, maakt de contactloze technologie van RFID een snelle etikettenlezen mogelijk, zelfs in visueel of milieulastige gebieden. Dit voordeel strekt zich ook uit tot bulk identificatie, waardoor een efficiënte tracking van tal van items tegelijkertijd mogelijk is zonder individuele scans.

Onder de verschillende RFID-frequentieopties schittert Ultra-High Frequency (UHF) RFID vanwege zijn duidelijke voordelen. Vergeleken met hoogfrequente of laagfrequente systemen biedt UHF verschillende voordelen:

1.Snel lezen/schrijvenInformatie wordt snel uitgewisseld tussen tags en lezers, bijvoorbeeld kan de HPRT RF2 RFID lezer tot 200 tags per seconde lezen.

2.Lang leesbereikZoek getaggte items van ver, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd.

3.Grote gegevensopslagBewaar meer details over elk item op de tag zelf.

Vergeleken met andere managementsystemen en -methoden, beschikt RFID-technologie over het vermogen van grootschalige snelle automatische inventaris, nauwkeurige real-time locatie en efficiënt informatiebeheer, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van archiefbeheer aanzienlijk wordt verbeterd.

Wie heeft een RFID File Tracking Systeem nodig?

Transactieomgevingen met grote volumes zoals banken, ziekenhuizen en overheidsinstanties vinden RFID-trackingdocumentsystemen zeer efficiënt. Bovendien blinken deze systemen uit in het beheer van documenten die door meerdere verwerkingsfasen doorlopen.

Bovendien maken de robuuste beveiligingsfuncties van RFID het voor entiteiten zoals advocatenkantoren en beveiligingsbureaus waar informatievertrouwelijkheid cruciaal is een onmisbaar hulpmiddel.

Hoe een RFID File Tracking Systeem werkt

Een RFID-bestandsvolgsysteem werkt door RFID-tags te gebruiken om de locatie van documenten te volgen.

1. Bestanden taggen

In de beginfase wordt een RFID-printer gebruikt om UHF RFID-tags in bulk te printen en te coderen met informatie, die vervolgens wordt bevestigd op het archiefmateriaal, meestal dossierzakken of dozen.

2. Bestanden koppelen aan locaties

Vervolgens scant een handheld RFID-terminal de UHF RFID-tags op de bestanden die klaar zijn voor rekken, en scant vervolgens de leglocatie-tags om de bestanden te koppelen aan hun opslagposities, en registreert dit in het bestandsvolgsoftwaresysteem.

3. Bestanden ophalen

Wanneer een specifiek document moet worden gevonden, kan de RFID-lezer worden gebruikt om de gedetailleerde informatie op te vragen en te verifiëren, waardoor snel de exacte plank en locatie wordt verstrekt, waardoor het zoeken snel en efficiënt verloopt.

Omdat documenten en bestanden vaak gemaakt zijn van papier of andere kwetsbare materialen die gevoelig zijn voor beschadiging, voorkomt het gebruik van RFID-technologie de uitgebreide tijd die gewoonlijk wordt besteed aan het doorzoeken van bestanden en vermindert het risico op beschadiging.

Naast het ophalen van bestanden vergemakkelijkt een RFID-bestandsvolgsysteem ook het gedigitaliseerde beheer van taken zoals RFID-bestandsinventaris, lenen, retourneren en inventariscontroles in de RFID-archieven.

RFID Hardware in het File Tracking System

Een RFID-bestandsvolgsysteem omvat meestal RFID-tags, RFID-lezers, RFID-printers en RFID-bestandsvolgsoftware.

HPRT biedt een uitgebreid scala aan RFID hardware geschikt voor het opzetten van RFID file tracking systemen. Met name onze high-performance RFID labelprinters blinken uit in het produceren van verschillende formaten UHF RFID barcodelabels met een precisie tot 600dpi. Deze printers leveren stabiele output, zelfs onder zware omstandigheden, zoals hoge luchtvochtigheid, hoge temperatuur en stoffige omgevingen, waardoor lange periodes van intensief printen worden gehandhaafd.

Bovendien maakt de wijd gebruikte HPRT RF2 handheld RFID-lezer gebruik van Bluetooth-communicatie om verbinding te maken met PDA's, mobiele telefoons en tablets, enz., Het beschikt over een lange leesafstand en een hoge groepsleessnelheid. Deze RFID-terminal is uitgerust met een lithiumbatterij met grote capaciteit 5200mAh, en het verzekert langdurige prestaties, ondersteunt meer dan 12 uur normale scanbewerkingen en 2 uur ononderbroken scannen.

HPRT's RFID-hardwareproducten worden op grote schaal gebruikt om documenten te volgen in een verscheidenheid van industrieën, waaronder retail, kleding, warehousing, logistiek, gezondheidszorg, financiën en productie.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over onze RFID-hardwareproducten en hun toepassingen.