Hoe de juiste restaurant software te kiezen voor uw kleine of middelgrote restaurant
Restaurant software kan je leven gemakkelijker maken. Het kan ook een rommel creëren.
Een POS-systeem, een online bestelapp, een planning tool en een inventarisplatform kunnen allemaal op zichzelf goed werken. Maar als ze geen gegevens delen – of als bestellingen niet de juiste printer bereiken – wordt uw personeel de integratie.
Het goede nieuws is dat u niet elk restaurant platform in de VS hoeft te vergelijken. Begin met vijf beslissingen die belangrijk zijn voor uw dagelijkse activiteiten. Deze gids leidt u door hen, laat u de fouten zien die u moet vermijden en helpt u de volledige order-to-print-workflow te testen voordat u een contract ondertekent.
Wat is restaurant management software?
Restaurantbeheersoftware is de groep digitale tools die worden gebruikt om bestellingen aan te nemen, betalingen te accepteren, menu's te beheren, werknemers te plannen, voorraad te volgen, met gasten te communiceren en bedrijfsprestaties te beoordelen. De meeste platforms zijn cloudgebaseerd en worden verkocht via maandelijkse of jaarlijkse abonnementen.
Dat klinkt als veel omdat het is. Maar de meeste kleine restaurants hebben niet elke categorie nodig.
Heeft elk restaurant een full tech stack nodig?
Nee, nee, nee.
Een buurtcafé heeft mogelijk een POS, betalingsverwerking, basisrapportering en een kwitantieprinter nodig. Een pizzeria met een zware levering kan zich meer zorgen geven over menu-synchronisatie, orderaggregatie en automatisch ticket afdrukken. Een full-service restaurant kan tafelbeheer en aparte routing voor de keuken, bar en dessert station nodig hebben.
Uw restauranttype moet bepalen wat eerst komt:
Type restaurant | Begin met |
Café, bakkerij of kleine balie | POS, betalingen, basisrapporting, uitdrukken van kvitturen |
Quick-service restaurant | Snelle orderinvoer, modifiers, keukenrouting, online bestellen |
Volledig restaurant | Tabellen, split checks, reserveringen, station routing, personeelstoestemmingen |
Afhalen- of bezorgingsrestaurant | Menusynchronisatie, leveringsaggregatie, automatisch bestelafdrukken |
Food truck of pop-up | Tablet of mobiele POS, compacte hardware, draadloze opties |
Groeiende restaurantgroep | Centrale menu's, rapportage op meerdere locaties, inventaris, werkkrachthulpmiddelen |
Als levering een belangrijk onderdeel van uw bedrijf is, kunt u beginnen met het controleren hoe het platform marktorders ontvangt en afdrukt. HPRT's gids voor Uber Eats-kwitantieprinters legt de basisvragen uit over de verbinding en het afdrukken.
Snel controleren: Hoeveel systemen raakt uw team aan tussen het moment dat een bestelling aankomt en het moment dat het eten de keuken verlaat? Elke handmatige overdracht is een plek waar een bestelling kan worden vertraagd of gemist. |
De vijf beslissingen die het belangrijkst zijn
1. Lost uw grootste probleem eerst op
Begin niet met een lijst met softwaremerken. Begin met het deel van de shift dat de meeste problemen veroorzaakt.
Welke pauzes heb je tijdens je drukste 30 minuten?
Wat gaat er mis? | Wat eerst te evalueren |
Checkout is te langzaam | Restaurant POS en betalingswerkflow |
Online bestellingen worden met de hand ingevoerd | Online bestellen of bestelaggregatie |
Tickets gaan naar het verkeerde station | Keukenrouting en printerregels |
Voedselkosten onduidelijk | Inventaris, aankoop en receptkosten |
Managers besteden uren aan schema's | Werkkracht planning |
Reserveringen en wachtlijsten zijn rommelig | Gast- en tafelbeheer |
Klanten komen zelden terug | Loyaliteit en klantenbetrokkenheid |
Als u het probleem niet in één zin kunt beschrijven, bent u niet klaar om de software te kopen. Een product demo kan elke functie er nuttig uitzien. Een duidelijk probleem helpt je te zien welke functies echt belangrijk zijn.
2. Koop de minimale stapel die u nodig hebt
De meeste kleine restaurants hebben een eenvoudige kern nodig: POS en betalingen, orderbeheer, basisrapporting en een betrouwbare manier om kwitanties of keukentickets af te drukken.
Voeg een ander hulpmiddel alleen toe als het een echt probleem oplost. Bijvoorbeeld:
· Voeg online bestellen toe wanneer klanten een direct afhaal- of leverkanaal nodig hebben.
· Voeg leveringsaggregatie toe wanneer personeel bestellingen van meerdere tablets kopieert.
· Voeg inventarissoftware toe wanneer beslissingen over voedselkosten zijn gebaseerd op gokken.
· Voeg planningssoftware toe wanneer ploegplanning en overuren moeilijk te controleren zijn.
· Voeg loyaliteitssoftware toe wanneer herhaalde bezoeken een duidelijke groeiprioriteit zijn.
Als uw inventaris- of keukensysteem ook datum-, rotatie- of ingrediëntenlabels produceert, neemt u die workflow in de proef op. De gids voor het etiketteren van voedselvoorbereidingen van HPRT toont de soorten informatie die restaurants vaak nodig hebben op die etiketten.
De onderstaande kaart vertegenwoordigt de Amerikaanse restaurantsoftwareplatforms per functie. Gebruik het om de markt te begrijpen, niet als een winkellijst.
Het Amerikaanse Restaurant Software Landscape. Alleen vertegenwoordigende platforms; opname vormt geen goedkeuring of bevestigde HPRT-compatibiliteit.
3. Beslis tussen één platform en afzonderlijke hulpmiddelen
Een all-in-one platform is meestal makkelijker in te stellen. Afzonderlijke tools kunnen u diepere functies geven. Geen van beide opties is automatisch beter.
Kies een all-in-one platform als je minder leveranciers, één ondersteuningscontact en een standaard workflow wilt. Kijk op betaling lock-in, vereiste hardware en add-on modules die de prijs verhogen.
Kies aparte tools als u al een betrouwbare POS hebt of een geavanceerde reserverings-, inventaris-, planning- of marketingfunctie nodig hebt. Kijk uit voor dubbele gegevens, extra abonnementen en onduidelijke ondersteuningsverantwoordelijkheid.
Vraag de verkoper: Welke functies zijn ingebouwd in uw platform en welke zijn afhankelijk van een integratie van derden of een apart abonnement? |
4. Voeg de echte kosten op
De maandelijkse prijs is niet het aantal dat telt. Het echte getal is wat het systeem kost tijdens een normale maand in uw restaurant.
Inclusief:
· Basis abonnement en per locatie kosten
· Kosten per terminal of per gebruiker
· Betalingsverwerkingskosten
· Online bestellen of per-order kosten
· Levering, boekhouding, loyaliteit en andere integraties
· Hardware aankoop of verhuur
· Installatie, menu-instelling, training en gegevensmigratie
· Premium ondersteuning en annuleringskosten
Vraag dan wat er gebeurt met de prijs als je nog een register, een ander orderkanaal of een tweede locatie toevoegt. Een systeem dat er tegenwoordig betaalbaar uitziet, kan duur worden naarmate het restaurant groeit.
5. Zorg ervoor dat elke bestelling de juiste plek bereikt
Dit is waar de keuze van software een hardwarebeslissing wordt.
Een soepele demo op een laptop bewijst niet dat een dinerordering de grillprinter zal bereiken, het drankje de bar zal bereiken en de klantbewichting aan de balie zal afdrukken. Test elk station afzonderlijk.
Aan de front counter
Zoek naar snel laden van papier, stabiele connectiviteit, leesbare 80 mm ontvangsten en voldoende snelheid voor piekkassa. De HPRT TP80N-H is een voorbeeld van een compacte directe thermische ontvangstprinter met USB- en Ethernet-connectiviteit. Het moet nog steeds worden getest met de exacte POS-applicatie, het besturingssysteem en het stuurprogramma dat u van plan bent te gebruiken.
Heb je een bredere hardware checklist nodig? Zie HPRT's aankoopgids voor kwitantieprinters voor retail- en restaurantbedrijven.
Met een tablet of mobiele POS
Controleer of de POS Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet of een door de leverancier goedgekeurde printer vereist. De HPRT TP808 biedt standaard USB-, serieel- en Ethernet-interfaces met optionele Bluetooth en Wi-Fi, plus drivers en SDK's voor verschillende bedrijfsomgevingen. Deze opties zijn nuttig voor evaluatie, maar vervangen geen platform-specifieke compatibiliteitstest.
In de keuken
Keukenkaarten moeten moeilijk te missen en gemakkelijk te routeren zijn. Als voorgerechten, drankjes en desserts naar verschillende stations gaan, bevestig dan dat de POS het afdrukken van bestellingen in de gedeelde keuken ondersteunt voordat u extra printers koopt.
Een speciaal model zoals de HPRT KP806C keukenprinter voegt functies toe die zijn ontworpen voor lawaaierige, veeleisende omgevingen, waaronder orderwaarschuwingen, detectie van papieropname, herdrukken van fouten en wandmontage. De belangrijkste vraag blijft hetzelfde: ondersteunt uw geselecteerde software het exacte model en de routing-instelling?
Voor online en bezorgbestellingen
Vraag of bestellingen automatisch afdrukken of een medewerker ze moet accepteren en opnieuw invoeren. Als het platform cloud-afdrukken ondersteunt, leert u hoe de afdruktaak van het bestelsysteem naar het restaurant reist en wat er gebeurt als de internetverbinding mislukt. HPRT's overzicht van cloud POS printer applicaties in food service legt uit waar dit soort workflow kan helpen.
Voordat u koopt: Vraag de softwareleverancier of integrator om het exacte printermodel schriftelijk te bevestigen. USB, Ethernet, Bluetooth of Wi-Fi beschrijft de verbinding. Het garandeert geen compatibiliteit op applicatieniveau. |
De ergste software fouten om te vermijden
1. Het kopen van functies die u niet tijd hebt om te gebruiken
Een lange functielijst kan voelen als een betere waarde. Maar ongebruikte modules voegen nog steeds kosten, training en menu-instellingen toe.
Hoe te voorkomen: Kies de kleinste setup die het huidige probleem oplost. Voeg een andere module toe wanneer u kunt uitleggen wie het zal gebruiken en welk resultaat u verwacht. |
2. Geloven “Integrateert met” betekent “Inclusief”
Een integratie kan een ander abonnement, een implementatievergoeding of een account van derden vereisen. Het kan ook slechts een deel van de gegevens verplaatsen die u verwacht.
Hoe te voorkomen: Vraag de verkoper om de integratie live te laten zien en elke extra vergoeding, account en beperking schriftelijk op te geven. |
3. Het kiezen van software voordat het controleren van de ondersteuning van de printer
Restaurants kiezen vaak eerst voor een POS en gaan ervan uit dat hun bestaande printer zal werken. Die veronderstelling kan leiden tot vervangingshardware of handmatige bestelverwerking.
Hoe te voorkomen: Controleer de lijst met ondersteunde apparaten voordat u ondertekent. Test vervolgens het afdrukken van ontvangsten, keukenrouting, herdrukken, herstel van papier en online bestellingen met de exacte hardware. |
4. Het negeren van wat er gebeurt als het netwerk mislukt
Cloudsystemen zijn handig totdat de verbinding tijdens de lunch stopt.
Hoe te voorkomen: Vraag welke taken nog offline werken, of betalingen kunnen doorgaan, of het afdrukken in de lokale keuken doorgaat en hoe bestellingen worden gesynchroniseerd nadat de verbinding terugkomt. |
5. Laat alleen de eigenaar het systeem testen
De eigenaar ziet rapporten. De kassier ziet de knop lay-out. De keuken ziet ticket helderheid. Ze testen niet hetzelfde product.
Hoe het te vermijden: Neem een kassier, server, keukenmedewerker en manager op in de proef. Een verwarrende stap die honderden keren herhaald wordt, is belangrijker dan een dashboardfunctie die eenmaal per maand wordt gebruikt. |
Hoe te testen restaurant software voordat u koopt
Test niet alleen tijdens een verkooppresentatie. Test de workflow die uw team op een vrijdagavond zal gebruiken.
Maak:
· Een diner-in bestelling met modifiers en allergie noten
· Een afhaalbestelling en een online bestelling die tegelijkertijd aankomen
· Een verdeelde betaling, korting, ongeldigheid en terugbetaling
· Items gerouteerd naar aparte keuken of bar stations
· Een ontvangst en keukenticket herdrukken
· Een paper-out of open cover fout
· Een netwerkonderbreking en herstel
· Een nieuwe werknemer account met beperkte machtigingen
· Een end-of-day rapport en data export
Kijk hoeveel stappen elke taak neemt. Luister naar de vragen die uw medewerkers stellen. Controleer of het ticket gemakkelijk te lezen is vanuit een druk voorbereidingsstation. Het belangrijkste is om erachter te komen wie verantwoordelijk is wanneer de software en de printer ophouden met communiceren.
Begin met deze Restaurant Software Checklist
Het systeem lost een duidelijk gedefinieerd probleem op.
· Het past bij uw servicemodel en bestelkanalen.
Uw medewerkers kunnen de basis workflow leren.
· Vereiste integraties zijn beschikbaar en geprijsd.
· Betalingsverwerkingsvoorwaarden zijn duidelijk.
Uw gegevens kunnen worden geëxporteerd.
Offline gedrag is getest.
De volledige maandelijkse kosten worden gedocumenteerd.
· Contract- en annuleringsvoorwaarden worden begrepen.
· Ontvang en keuken printer ondersteuning wordt bevestigd.
· De volledige order-to-print workflow is getest.
· Ondersteuning is beschikbaar tijdens uw werktijden.
Kies software die de overgang gemakkelijker maakt
De beste restaurant software is niet het systeem met de meeste modules. Het is het systeem dat uw team betrouwbaar kan gebruiken, dat uw restaurant zich kan veroorloven en dat uw orderstroom kan ondersteunen.
Begin met het probleem dat de shift het meest pijn doet. Koop de minimale stapel die nodig is om het op te lossen. Voeg de echte kosten op. Test vervolgens de software, POS, netwerk en printers als één workflow.
Als het systeem meer handmatige stappen maakt dan het verwijdert, is het waarschijnlijk niet het juiste systeem.
Zie de gids voor restaurant POS-printers van HPRT voor een hardware-vergelijking per station.
Veelgestelde vragen over restaurant software
Wat is de beste restaurant software voor een klein restaurant?
Er is geen enkel platform voor elk restaurant. Een café kan prioriteit geven aan snelle kassa en eenvoudige kwitantie afdrukken. Een bezorgrestaurant kan menu-synchronisatie, orderaggregatie en automatische keukentickets nodig hebben. Kies eerst de workflow en vergelijk vervolgens de platforms.
Moet een klein restaurant kiezen voor een all-in-one systeem?
Het kan eenvoudiger worden ingezet en ondersteund, vooral zonder IT-personeel. Controleer betalingsvoorwaarden, hardwarevereisten, dataexport en de kosten van add-on modules voordat u zich verbindt met één leverancier.
Kan een thermische ontvangstprinter werken met restaurantsoftware?
Nee. Compatibiliteit kan afhangen van het exacte model, besturingssysteem, interface, stuurprogramma, opdrachttaal, firmware en de lijst met goedgekeurde apparaten van de softwareleverancier.
Wat moet ik testen tijdens een restaurant software demo?
Test een volledige bestelling met modifiers, betaling, keukenrouting, afdrukken, restituties, netwerkonderbreking en end-of-day reporting. Inclusief front-of-house personeel, keukenpersoneel en een manager.
